Stolperfallen im Arbeitszeugnis. Wie ist ein gutes Zeugnis aufgebaut? Ein Experte spricht.

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«Herr Müller zeigte Fleiss, Eifer und Initiative. » Dies hört sich nach einer guten Formulierung über einen Arbeitnehmer an. Aber stimmt das auch? Arbeitszeugnisse sind oftmals nicht einfach zu verstehen. Darum geben wir Ihnen hier einen Überblick über den Aufbau, die wichtigsten Inhalte und Beispiele von Formulierungen. Damit Sie wissen was wirklich in Ihrem Zeugnis steht.

Von Daniele Bardaro I Nexaria Job-Coach und Experte Arbeitszeugnisse, Lesezeit 6 Minuten

Welche Arten von Zeugnissen gibt es?

Es wird grundsätzlich zwischen vier Zeugnisarten unterschieden:

Zwischenzeugnis

Dies wird auch als Interimszeugnis bezeichnet. Der Inhalt entspricht, wenn sich im Aufgabengebiet nichts verändert hat, dem Schlusszeugnis und wird vor allem bei einem Vorgesetztenwechsel, einer Änderung der Tätigkeiten oder einem internen Wechsel erstellt. Es dient auch bei der Bewerbung auf eine neue Stelle oder für eine Standortbestimmung innerhalb des Unternehmens.

Schlusszeugnis oder qualifizierte Arbeitszeugnis

Hier handelt es sich um ein sogenanntes Vollzeugnis oder qualifiziertes Zeugnis, wenn alle nötigen Punkte enthalten sind (s. nachstehend Aufbau und Inhalt).

Arbeitsbestätigung oder einfache Arbeitszeugnis

Eine Arbeitsbestätigung kann auf Verlangen des Arbeitnehmers erstellt werden und enthält nur die Personalien, die Dauer der Anstellung und die ausgeführte Tätigkeit. Meist wird dies bei kurzen Arbeitseinsätzen erstellt.

Lehrzeugnis

Dieses wird nach Beendigung der Lehre ausgestellt und enthält Angaben zum erlernten Beruf und der Dauer der Lehre. Wenn gewünscht kann das Lehrzeugnis mit Angaben zu Verhalten und Leistung ergänzt werden.

Wie muss ein Zeugnis verfasst werden

Arbeitszeugnisse und Zwischenzeugnisse sind in der Schweiz bei einer Stellensuche und künftige Karriere unerlässlich. So wie Ihr Arbeits- oder Zwischenzeugnis abgefasst ist, kann entscheidend sein für Ihre künftige Berufswahl. Daher empfielt es sich immer, das Arbeits- oder Zwischenzeugnis von einem Experten prüfen, bewerten und kontrollieren zu lassen.

Ein qualifiziertes Arbeits- oder Zwischenzeugnis muss immer der Wahrheit entsprechen und wohlwollend verfasst sein. Auch soll es vollständig und einheitlich sein sowie individuell abgefasst und klar formuliert werden.

Ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis darf das berufliche Fortkommen nicht erschweren. Jedoch steht die Wahrheitspflicht vor dem Wohlwollen. Vergehen, Diebstahl etc. oder sehr ungenügende Leistungen müssen im Arbeitszeugnis notiert werden und darf nicht wohlwollend verfasst oder sogar verheimlicht werden. Schlimmstenfalls kann ein neuer Arbeitgeber sogar auf das Zeugnis Bezug nehmen und Schadenersatz geltend machen, wenn wichtige Umstände verschwiegen wurden, welche vor der Anstellung des neuen Mitarbeiters nicht bekannt waren.

Ein Zeugnis muss einheitlich und individuell abgefasst sein und es muss auf die persönliche Entwicklung des Arbeitsnehmers eingegangen werden. War der Arbeitnehmer für eine längere Zeit beim gleichen Arbeitgeber angestellt, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein einheitliches Arbeitszeugnis. Darin muss die gesamte berufliche Entwicklung des Arbeitnehmers abgefasst werden. Geheimcodes oder versteckte Formulierungen haben in einem Zeugnis nichts verloren.

Der Aufbau und der Inhalt eines qualifizierten Zeugnisses

Der Eingang

Von einem qualifizierten Arbeitszeugnis spricht man, wenn folgende Inhalte verfasst wurden:

  • Überschrift (ist es ein Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis)
  • Eine kurze Einleitung mit den Personalien
  • Kurze Beschreibung der Unternehmung
  • Angaben über Aufgaben und Tätigkeiten
  • Die Leistungsbeurteilung
  • Das Sozialverhalten
  • Der Abgangsgrund und der Schlusssatz

Die Einleitung

Bei der Einleitung werden dann folgende Personalien festgehalten:

  • Vor- und Nachname
  • Wenn nötig der akademische Grad
  • Geburtsdatum und Heimatort (wenn vom Arbeitnehmer auch so gewünscht)
  • Das Ein- und Austrittsdatum
  • Die Dauer der Beschäftigung
  • Bei Beförderungen oder internen Stellenwechseln die Dauer der jeweiligen Stellen
  • Die Berufsbezeichnung bzw. als was der Arbeitnehmer gearbeitet hat
  • Falls nötig die hierarchische Einstufung in der Unternehmung sowie Beförderungen

Beschreibung der Unternehmung

Eine kurze Beschreibung der Unternehmung ist zwar sinnvoll, wird aber gerade von grösseren Firmen nicht immer verwendet, weil man davon ausgeht, dass der Tätigkeitsbereich des Unternehmens allgemein bekannt ist. Trotzdem empfiehlt es sich, eine kurze Beschreibung der Firma einzufügen, denn auch bei grossen Firmen können viele verschiedene Bereiche vorhanden sein. Mögliche Inhalte dieser Beschreibung können zum Beispiel die Branche, Anzahl der Mitarbeiter, Standorte, Dienstleistungen und Produkte sein.

Angaben über Aufgaben und Tätigkeiten

Bei den Angaben über Aufgaben und Tätigkeiten des Arbeitnehmers ist darauf zu achten, dass eine möglichst genaue Beschreibung erfolgt. Dies hilft auch bei künftigen Bewerbungen, damit die bisherigen Aufgaben mit denen der neuen Stelle verglichen werden können. Der Umfang dieser Beschreibung hängt natürlich auch davon ab, wie komplex die Aufgaben waren oder wie lange jemand schon Berufserfahrung in diesem Bereich hat. Abgebildet werden die Aufgaben und Tätigkeiten nach Wichtigkeit, die Hauptaufgaben werden vor den Nebentätigkeiten ausgeführt.

Eine mögliche Aufzählung kann wie folgt aussehen:

  • Die Stellenbeschreibung, evtl. Arbeitsplatzbeschreibung
  • Die tatsächlich ausgeführten Aufgaben und Tätigkeiten im normalen Arbeitsalltag
  • Leistungen und Erfolge, die zum Beispiel mit einer Zielerreichungsvereinbarung abgeglichen werden
Die Beurteilung der Leistung

Bei der Leistungsbeurteilung werden die für die zukünftige Stellensuche wichtigsten Merkmale aufgeführt. Diese sind für neue Arbeitgeber am wichtigsten, da sie einen Überblick über die Arbeitsweise eines Bewerbers geben. Die Beurteilung ist zwar nicht immer zu 100% objektiv, gibt aber meist ein gutes Gesamtbild über einen Bewerber ab. Wichtig dabei ist, dass die Leistungsbeurteilung in Bereiche aufgeteilt wird und ein Arbeitnehmer nicht pauschal mit einem Satz bewertet wird. Denn jeder Mensch hat verschiedene Fähigkeiten, die mal mehr oder weniger ausgeprägt sind. Ausserdem ist sehr wichtig, dass die Leistungen messbar waren und auch entsprechend kommuniziert werden.

Beispiel:

  • «Herr Müller war engagiert»

Sagt nichts über die Leistung aus.

Besser wäre:

  • «Herr Müller war stets engagiert und erbrachte immer gute Leistungen»

Ist dagegen ein messbares Kriterium.

Folgende Bereiche können in einer Leistungsbeurteilung ausgeführt werden:

  • Die allgemeine Arbeitsbereitschaft (wie Einsatzfreudig jemand ist)
  • Arbeitsbefähigung (welche Kompetenzen sind vorhanden, Berufserfahrung)
  • Arbeitsweise (Bsp. Hinweise über Quantität und Qualität)
  • Arbeitserfolg (werden Arbeiten zum Abschluss gebracht)
  • Führungsleistung (Mitarbeiterführung, Erfolge im Team)
  • Zusammenfassende Leistungsbeurteilung (optionale Einschätzung)
  • Sozialverhalten (Bsp. über die Teamfähigkeit, Umgang mit Kunden etc.)

Die wichtigsten Punkte innerhalb dieser Aufzählung sind sicherlich das Fachwissen, die Qualität sowie Quantität und die Schnelligkeit. Wenn diese nicht verschlüsselt oder in Kodierungen wiedergegeben werden, kann sich ein Leser des Zeugnisses ein zuverlässiges Bild von einem Arbeitnehmer machen.

Ein Beispiel in Bezug auf Kompetenzen und Erfahrung:

  • «Herr Meier besitzt ein umfassendes, detailliertes und aktuelles Fachwissen, verfügt über eine breite Berufserfahrung und führte die Aufgaben gemäss unseren Erwartungen aus.»

Hier wird bestätigt, dass der Arbeitnehmer die Erwartungen lediglich erfüllt hat. Er hat gemacht was verlangt wurde, ohne Mehreinsatz. Auch wird auf das aktuelle Fachwissen verwiesen, was aber nichts über das effektive Fachwissen aussagt.

Besser wäre:

  • «Herr Meier besitzt ein umfassendes, detailliertes und sehr gutes Fachwissen, verfügt über eine breite Berufserfahrung und führt die Aufgaben jederzeit sehr gut aus.»

Die Unterschiede richtig zu interpretieren, ist nicht immer einfach, da es fliessende Grenzen gibt. Natürlich kennt jeder die folgende Aussage:

  • «Herr Müller gab sich Mühe».

Dies bezeichnet einen Arbeitnehmer, der grundsätzlich überfordert war und die Arbeitsleitung nicht erbringen konnte. Aber ist der folgende Satz besser?

  • «Herr Meier arbeitete zielstrebig und umsichtig und hatte eine hohe Termintreue.»

Dieser Satz impliziert, dass er zwar Termine im Blick hatte, sie aber nicht immer einhalten konnte.  Den die Treue alleine genügt nicht. Relevant ist hier nur wie effektiv er Termine einhalten konnte.

Besser wäre:

  • «Herr Meier arbeitete stets zielstrebig und umsichtig und erreichte jederzeit die vorgegebenen Termine.»

Auch beim Arbeitserfolg können vermeintlich positive Formulierungen zu Stolpersteinen werden.

  • «Herr Müller arbeitete gut und erreichte die Ziele».

Positiv? Nein, nur befriedigend. Denn die Ziele lediglich zu erreichen, deutet darauf hin, dass die Arbeitsleitung gerade einmal so in Ordnung war. Nicht mehr und nicht weniger.

Besser wäre:

  • «Wir lernten Herrn Müller wir als pflichtbewussten und einsatzfreudigen Mitarbeiter kennen und schätzen, der alle Aufgaben mit Interesse und Engagement ausführte und mit grossem persönlichen Einsatz beharrlich die gesteckten Ziele erreichte.»
Die Berurteilung des Sozialverhalten

Im Sozialverhalten gibt es ebenfalls Unterschiede in der Beurteilung. Natürlich hat jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin Eigenheiten. So sind einige zum Beispiel eher Einzelgänger, andere wiederum Teamplayer. Hier müssen aber auch immer die Aufgaben miteinbezogen werden, denn nicht in jedem Job ist ein Teamplayer nötig.

Ein guter Hinweis ist, wenn das Verhalten gegenüber den Vorgesetzen fehlt. Denn diese Beurteilung kommt immer an erster Stelle bei der Beurteilung des Verhaltens im internen Bereich. Fehlt diese, deutet das klar auf Unstimmigkeiten hin. Auch muss das Verhalten gegenüber Mitarbeitern und Kollegen und allenfalls Kunden beurteilt werden. Fehlt auch diese Beurteilung, ist von Problemen im Team auszugehen. Falls zusätzlich noch Führungsaufgaben wahrgenommen wurden, sollten auch das Verhalten diesen gegenüber dargestellt werden.

Auch hier kann anhand Formulierungen eine Aussage getroffen werden, deren Kern nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich ist:

  • «Das Verhalten von Herrn Müller gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kollegen war einwandfrei.»

Einwandfrei hört sich nach gut an. Aber ist in diesem Fall nur durchschnittlich. Denn erst mit dem Wort «immer» (vor einwandfrei) wird eine tatsächlich gute Leistung attestiert. Genauso verhält es sich auch beim Verhalten gegenüber Kunden und externen Partnern. Auch hier gibt es kleine, aber sehr entscheidende Unterschiede.

  • «Er verhielt sich ausgesprochen korrekt gegenüber Vorgesetzen und Mitarbeitenden und achtete stets auf die Einhaltung von Abmachungen und Absprachen.»

Bei diesem Beispiel wird klar ein sehr korrektes Verhalten gegenüber über Vorgesetzen und Mitarbeitenden attestiert. Jedoch fehlt die Beurteilung gegenüber Kunden und Lieferanten. Was bei dieser Beurteilung sehr auffällt ist die «Einhaltung von Abmachungen und Absprachen». Achtete stets auf die Einhaltung von Abmachungen und Absprachen sagt klar aus, dass er diese nicht eingehalten hat.

Wie liess sich ein Mitarbeiter führen. Auch hier gibt es unterschiedliche Auffassungen der Formulierungen.

  • «Er verstand es sehr gut, die übergeordneten Ziele angemessen zu berücksichtigen.»

Hier wird klar attestiert, dass der Arbeitnehmende eher schwierig war zu führen und Anweisungen wiederwillig angenommen hat. Hier sollte klar mit dem Vorgesetzten das Gespräch gesucht werden.

Grund des Weggangs und Schlusssatz

Auch ganz wichtig ist der Schlusssatz. Denn hier wird nicht nur auf die Art der Beendigung des Arbeitsverhältnisses eingegangen, sondern auch wie die Unternehmung den Weggang beurteilt. Im Schlusssatz sollten folgende Aussagen gemacht werden:

  • Angaben über den Grund der Beendigung der Anstellung
  • Der Dank und die Bedauernsformel
  • Die Wünsche für die Zukunft

Beim Grund der Beendigung der Anstellung gibt es vier, resp. fünf Möglichkeiten:

  • Die Kündigung erfolgte durch den Arbeitnehmer
  • Die Kündigung erfolgte durch den Arbeitgeber
  • Der Vertrag wurde in gegenseitigem Einverständnis aufgelöst
  • Die befristete Anstellung kam zu einem Ende

Die fünfte Möglichkeit ist das Weglassen des Kündigungsgrunds. Da kann auch von einem qualifizierten Schweigen gesprochen werden. Steht jedoch kein Abgangsgrund, kann von einer Kündigung ausgegangen werden.

  • «Herr Müller verlässt uns heute. Wir wünschen ihm für seinen beruflichen und privaten Lebensweg alles Gute.»

Hier ist klar: Der Weggang erfolgte durch eine fristlose Kündigung des Arbeitgebers.

  • «Herr Müller verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir wünschen ihm für seinen beruflichen und privaten Lebensweg alles Gute.»

Hier kündigte zwar der Arbeitnehmer von sich aus, jedoch bedauert die Unternehmung den Weggang nicht.

  • «Herr Müller verlässt uns auf eigenen Wunsch was wir sehr bedauern. Wir wünschen ihm für seine Zukunft und seinen beruflichen und privaten Lebensweg alles Gute.»

Bei dieser Beschreibung des Weggangs wird klar ersichtlich, dass die Unternehmung den Arbeitnehmer noch gerne behalten hätte.

Dankesformel sowie Zukunftswünsche

Die Formulierungen in einem Arbeitszeugnis

Der der Formulierung der Dankes- und Bedauernsformel und Zukunftswünsche in einem Arbeitszeugnis wird es nochmals schwierig. Folgende Formulierung sieht erstmal recht gut aus:

  • «Wir danken Herrn Müller für seine erbrachten Leistungen. Für seinen weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihm alles Gute.»

Bei dieser Beurteilung ist klar, dass die Unternehmung womöglich «nicht unglücklich» ist über den Abgang dieses Arbeitsnehmers. Es wird lediglich für die erbrachte Leistung bedankt, ohne zu beschreiben «wie» die Leistung war. Auch die Zukunftswünsche sind eher knapp gehalten.

Jedoch gibt es einen grossen Unterscheid zu einer wirklich sehr guten Formulierung. Denn erst die Worte «sehr», «stets» oder «viel» oder positiv abgefasste Zukunftswünsche machen eine sehr gute Bewertung aus:

  • «Frau Müller danken wir für die stets sehr guten Leistungen. Für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihr beruflich wie privat alles Gute und weiterhin viel Erfolg.».

Sollten einzelne Bestandteile im Schlusssatz fehlen, deutet dies meist auf ein eher problematisches Arbeitsverhältnis hin.

Die Formulierung in einem Zwischenzeugnis

Da gibt es auch sehr unterschiedliche Varianten.

  • «Wir danken Herrn Müller für die bisher geleistete Arbeit in unserem Unternehmen und wünschen ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit weiterhin viel Erfolg.»

Hier wird deutlich, dass sich die Unternehmung zwar für den Einsatz bedankt, jedoch hofft sie auf eine baldige Kündigung des Arbeitnehmers.

Besser wäre:

  • «Wir danken Herrn Müller für die bisher sehr gut geleisteten Arbeiten in unserem Unternehmen und wir hoffen, noch lange auf seine wertvolle Mitarbeit zählen zu können.»
Bedauernsformel

Wenn kein Bedauern ersichtlich ist, dann wird der Mitarbeiter vermutlich nicht fehlen. Mit einer Bedauernsformel kann ein Arbeitszeugnis richtig aufgewertet werden.

  • «Frau Müller danken wir für die stets sehr guten Leistungen und bedauern Ihr Ausscheiden ausserordentlich. Für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihr beruflich wie privat alles Gute und weiterhin viel Erfolg.»
Details im Zeugnis

Es gibt noch weitere Details, auf die bei einem Zeugnis geachtet werden sollte. Eine Arbeitsbestätigung nach einer Einsatzdauer von zum Beispiel 7 Jahren ist äusserst unüblich und wird nur bei Problemsituationen verwendet. Ebenso ist es unüblich, wenn nach einer Anstellung von wenigen Monaten ein sehr überragendes oder ungewöhnlich detailliertes Zeugnis ausgestellt wurde. Daher ist es immer gut zu wissen, was in einem Arbeits- oder Zwischenzeugnis wichtig ist. Und ein Arbeitszeugnis wird in der Vergangenheit und ein Zwischenzeugnis in der Gegenwart verfasst.

Somit scheint klar: In der sogenannten «Zeugnissprache» sorgen bereits kleine Nuancen über Top oder Flop. Diese feinen Unterschiede und Geheimcodes zu erkennen ist nicht immer einfach, deshalb sollte man sich mit einem Arbeitszeugnis immer vertieft auseinandersetzen und wenn nötig eine Fachperson beiziehen, um eine klare Übersicht zu erhalten. Sonst kann es passieren, dass man bei einer Stellensuche nicht erfolgreich ist, aber nicht weiss warum dies so ist.

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