Kodierungen und Geheimcodes im Arbeitszeugnis. Auf was müssen Sie achten!

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In einem Arbeitszeugnis werden von einer Unternehmung alle relevanten Details aufgeführt, welche für die Beurteilung eines Arbeitnehmers wichtig sind. Leider kommt es immer wieder vor, dass Formulierungen angewandt werden, die zu sehr in die Privatsphäre eingreifen und in einem Zeugnis nichts verloren haben. Ebenso verhält es sich mit so genannten Kodierungen und Geheimcodes, die bei den meisten Firmen zwar verpönt sind, sich trotzdem immer wieder einschleichen. Kodierungen sind Nachrichten, die mithilfe eines Geheimcodes verschlüsselt oder in eine andere sprachliche Art gebracht werden. Auch wenn ein Unternehmen im Zeugnis schreibt, dass die Firma «auf Kodierungen verzichtet», heisst das nicht auch automatisch, dass keine solchen vorhanden sind. Laut OR Art. 330a besteht der gesetzliche Auftrag, die Leistung und das Verhalten eines Arbeitnehmers in einem Arbeitszeugnis zu beschreiben.

Von Daniele Bardaro, Experte für Arbeitszeugnisse I Lesezeit 4 Minuten

Grundsätze eines Arbeitszeugnisses

Der Grundsatz des Wohlwollens

Ein Zeugnis darf das wirtschaftliche und berufliche Fortkommen eines Arbeitsnehmers nicht erschweren oder verhindern. Daher gelten in Arbeits- und Zwischenzeugnis der Grundsatz des Wohlwollens. Negative Leistungs- oder Verhaltensbeurteilungen dürfen nur bei schwerwiegenden Vorkommnissen und Wiederholungen in ein Zeugnis abgefasst werden.

Der Grundsatz der Wahrheit

Jedes Arbeitszeugnis muss inhaltlich korrekt abgefasst werden. Die darin abgefassten Beurteilungen müssen objektiv sein und für jeden Leser überprüfbar und feststellbar sein. Vorkommnisse, welche die Arbeit massiv beeinträchtigt haben, müssen in einem Arbeitszeugnis beschrieben werden.

Der Grundsatz der Transparenz und Klarheit

Ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis muss für jedermann allgemein klar, verständlich und transparent sein. Zweideutige Formulierungen und intransparente Beurteilungen sind nicht erlaubt und gehören in die Kategorie der Codierungen und Geheimcodes.

Der Grundsatz der Vollständigkeit

Auch darf in einem Arbeits- oder Zwischenzeugnis nichts fehlen. Das offensichtliche «nicht beurteilen» von Leistung oder Verhalten kann auch als qualifiziertes Schweigen wahrgenommen und verstanden werden. Dann muss der Leser davon ausgehen, dass der Arbeitgeber mit der Leistung und dem Verhalten nicht zufrieden war.

Wie die oben beschriebenen Punkte in der Praxis umgesetzt wird, ist unterschiedlich. Auch darf ein Arbeitszeugnis keine Stolperfallen enthalten. Nachfolgend geben wir Ihnen einige Hinweise darüber, wie ein Arbeitszeugnis aussehen kann oder sollte.

Unzulässige Vermerke im Arbeitszeugnis

Zu den unzulässigen Formulierungen gehören insbesondere Vermerke, die über eine Beurteilung der reinen Arbeitsleistung hinausgehen. Dazu gehören zum Beispiel folgende Anmerkungen:

  • Ereignisse, die nur einmal stattfanden und keine schwerwiegenden Folgen hatten, dürfen nicht aufgeführt werden
  • Sämtliche Angaben von privaten Details, wie Bsp. Parteienzugehörigkeit, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Angaben zum Zivilstand oder sexueller Ausrichtung sind komplett untersagt
  • Ebenso sind Angaben über eventuelle Behinderungen nicht statthaft
  • Nebenbeschäftigungen werden in einem Zeugnis nicht aufgeführt, auch wenn eine Bewilligung seitens des Arbeitsgebers dazu vorlag
  • Gesundheitliche Angaben wie Krankheiten oder Absenzen sowie Angaben über Schwangerschaft sind in einem Zeugnis nicht zulässig
  • Straftaten dürfen nur genannt werden, wenn sie in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (wie Bsp. Diebstahl im Unternehmen)
  • Auch darf nicht genannt werden, wie der Arbeitnehmer angestellt wurde (Zuweisung von der Arbeitslosenkasse)
  • Das Gehalt oder sonstige Zuwendungen innerhalb des Arbeitsverhältnisses dürfen in einem Zeugnis nicht erfasst werden
  • Ein Wettbewerbsverbot hat in einem Arbeitszeugnis nichts verloren
  • Abmahnungen werden nicht im Arbeitszeugnis aufgeführt, können aber einen Einfluss auf die Leistungsbeurteilung haben.

Diese Aufzählung ist nicht abschliessend, umfasst aber die wichtigsten und am häufigsten genannten Punkte. Sollten Sie bei einer Formulierung in ihrem Arbeitszeugnis unsicher sein, können Sie sich uns wenden. Wir beraten Sie gerne und überprüfen Ihr Arbeits- oder Zwischenzeugnis anhand der formalen und inhaltlichen Kriterien.

Erwähnung von Krankheiten in Arbeitszeugnissen

Ab wann soll man oder muss in einem Arbeitszeugnis eine Krankheit erwähnt werden? Zu diesem Thema gibt es einen Bundesgerichtbeschluss (BGE 136 III 510) der wie folgt lautet: Eine Krankheit ist nur dann zu erwähnen, wenn Sie einen erheblichen Einfluss auf die Leistung oder Verhalten des Arbeitsnehmers oder die Eignung zur Erfüllung der bisherigen Aufgaben infrage stellt und damit einen sachlichen Grund für die Auflösung des Arbeitsverhältnisses bildet. Nicht zu erwähnen sind Krankheiten, welche als geheilt gelten und die Leistung und das Verhalten nicht beeinträchtigt haben. Krankheiten dürfen nicht kodiert oder in Geheimcodes verpackt werden. Sollte der Arbeitnehmer während der Anstellung krank gewesen sein, muss das klar, transparent und wohlwollend formuliert werden. Die Art der Krankheit darf Datenschutzrechtlich nicht im Zeugnis notiert werden. War der Arbeitnehmer jedoch während seiner 10-jährigen Anstellung 6 Monate krank, darf auch dieser Umstand nicht im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Da gilt das Gesetzt der Verhältnismässigkeit. Gerne beraten wir Ihnen zu diesem Thema und geben Ihnen dazu wertvolle Inputs.

Die Kodierungen und ihre Hintergründe

Die Codierungen und Geheimcodes in Arbeitszeugnissen haben zwar abgenommen, sind aber noch nicht vollständig verschwunden. Eigentlich ist es klar, dass ein Arbeitszeugnis im Sinne von Klarheit und Unzweideutigkeit abgefasst werden soll. Zweideutige Floskeln sind aber immer noch verbreitet und sind einem Mangel an Erfahrung der Autoren geschuldet. Wenn zum Beispiel eine kleinere Unternehmung ohne feste Personalabteilung ein Zeugnis schreibt, sollte sie sich wenn immer möglich den Rat von Fachleuten holen. Denn auch ein gut gemeintes Arbeitszeugnis kann gründlich missverstanden werden. Und das ist nicht im Sinne der Transparenz.

Missverständlich ist auch, wenn Unternehmen im Arbeitszeugnis notieren, dass das Zeugnis «nicht codiert» ist. Denn die Unzweideutigkeit ist oberstes Gebot, und ein solcher Hinweis stellt es wieder in Frage.

Irreführende positive und negative Bewertungen

Je länger jemand in einer Unternehmung gearbeitet hat, umso einfacher wird es sein auf zweideutige Formulierungen zu verzichten. Aus dem einfachen Grund, dass man den Mitarbeiter schon länger und vermutlich auch besser kennt.

Trotzdem: Die Formulierungen müssen klar sein und der Wahrheit entsprechen. Positive Bewertungen, die tatsächlich aber negativ sind, dürfen nicht verwendet werden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • «Wir waren im Grossen und Ganzen zufrieden.»
  • «Die Arbeit erfolgte zu unserer Zufriedenheit.»
  • «Leistete seine Arbeit stets zu unserer Zufriedenheit.»
  • «Hatte ein korrektes Verhalten.»

Dies sind Angaben, welche sich zwar zunächst positiv anhören, tatsächlich aber auf ungenügende Leistung und Verhalten hinweisen. Dies entspricht nicht der geforderten Transparenz.

Es gibt aber auch negative Bewertungen, die bewusst verschleiert werden und durchaus positiv erscheinen. Diese sind zwar im Gegensatz zu den vorhergehenden positiven Bewertungen sogar teilweise erlaubt, führen aber nicht zur gewünschten Transparenz.

Kodierungen werden meist angewendet, um eine mitnichten unsichtbare Notenskala zu benützen. Als Beispiele dazu gelten:

Er/sie erledigte die Aufgaben….

  • …stets zur vollsten Zufriedenheit. = Note 6
  • …zur vollsten/stets zur vollen Zufriedenheit. = Note 5
  • …zur vollen Zufriedenheit. = Note 4
  • …zur Zufriedenheit. = Note 3
  • …im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit. = Note 2
  • …stets bemüht. = Note 1

Leider tappen Firmen immer wieder in die Falle, solche Floskeln und Ausdrücke zu verwenden. Die lassen aber Raum für Spekulationen und Interpretationen.

Weitere Beispiele für Kodierungen sind:

  • «Herr Müller erledigte seine Arbeit mit Fleiss und Interesse.»
  • «Er erledigte Aufgaben stets pflichtbewusst und ordnungsgemäss.»
  • «Er zeigte umfassendes Einfühlungsvermögen für die Belange der Gesellschaft.»
  • «Frau Meier war stets mit Interesse bei der Sache.»
  • «Wir lernten ihn als umgänglichen Mitarbeiter kennen.»
  • «Herr Müller widmete sich seinen Aufgaben mit Begeisterung.»

Alle diese Sätze hören sich erstmals gar nicht so schlecht an, aber die tragen alle eine geheime Botschaft: Der Mitarbeitende war ungeeignet, faul oder fiel unangenehm auf. Aber wie umschreibt man nun die Leistungen, ohne diese Formulierungen zu benützen? Hier hilft zum Beispiel die sogenannte Brückentechnik.

Die Brückentechnik

Dabei werden zuerst die positiven Aspekte erwähnt. Diese sollten der Wahrheit entsprechen und klar und eindeutig formuliert sein, um falsche Interpretationen zu verhindern. Im Anschluss können dann negative Punkte aufgeführt werden, welche mit relativierenden Formulierungen abgeschwächt werden. Dabei ist wichtig, dass eine Lösung für die vielleicht ungenügende, jedoch nur zur Zeit bestehende Leistung eingebunden wird. Dies als «Brücke», um in Zukunft es besser zu machen und sich weiter zu entwickeln.

In der Praxis sieht das dann wie folgt aus:

  • «Frau Meier widmete sich den Aufgaben in ihrem Bereich mit Begeisterung.»

Dies entspricht einer Kodierung und ist als ungenügende Leistung zu verstehen.

Besser wäre in diesem Fall eine klare Aussage:

  • «Frau Meier konnte dank ihrer Erfahrung die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung jeweils erfolgreich unterstützen. Ihre Erfahrungen im Bereich Lagerbuchhaltung sind noch nicht auf dem neusten Stand, dessen ist sich Frau Meier jedoch bewusst und strebt in diesem Bereich eine Weiterbildung an.»

Damit wird dem Grundsatz der Wahrheit entsprochen, jedoch wird gleichzeitig mit dem Hinweis auf eine Weiterbildung die Einschränkung relativiert.

Verschlüsselungstechniken

Ein weiterer, wichtiger Punkt ist es auf sogenannte Verschlüsselungstechniken zu achten. Die Arbeitgeber sind hier in einem Dilemma: Gemäss der Pflicht zur Wahrheit und des Wohlwollens sind Autoren von Zeugnissen unsicher, wie sie negative Aspekte formulieren sollen. Dann behelfen sie sich der Verschlüsselungstechniken. Diese können aber bei der weiteren Stellensuche zu einem grossen Hindernis werden und beim Leser des Zeugnisses zu Mutmassungen führen.

Die wichtigsten Verschlüsselungstechniken

Leerstellen: Hier werden statt negativen gar keine Aussagen gemacht. Wenn Bsp. keine Angaben zum Verhalten gemacht werden, deutet dies auf Probleme mit dem Vorgesetzten oder Kollegen hin. Leerstellen können auch als qualifiziertes Schweigen betrachtet werden.

Reihenfolge: Dabei werden unwichtige vor wichtige Aufgaben gestellt. Dies kann darauf hindeuten, dass die Hauptaufgaben nicht gut ausgeführt wurden.

Widerspruch: Ein Zeugnis muss immer schlüssig sein und die Aussagen müssen zueinander passen. Wenn ein Mitarbeiter lediglich durchschnittliche Arbeit geleistet hat, aber bei der Schlussformel übersteigert gelobt wird, zeigt dies einen Widerspruch an.

Andeutungstechnik: Hierbei werden mit mehrdeutigen Formulierungen negative Eindrücke erzeugt. Diese nennt man auch Negationsmethode.

  • «Er erzielte nicht unbedeutende Abschlüsse»

heisst übersetzt nicht anders, als dass dem Mitarbeiter die Initiative oder der Eigenantrieb fehlte. Auch die Negierung

  • «Er war nicht unfreundlich»

zeigt eine starke Einschränkung.

Einschränkungstechnik: Die Einschränkungstechnik wird benutzt, um positive Eigenschaften des Mitarbeiters abzuschwächen.

  • «Herr Müller war auf Fachmessen involviert und galt dort als Profi.»

Intern war man aber offensichtlich anderer Meinung.

Knappheit: Ein vollständiges Zeugnis, welches sehr kurz ausfällt, fällt dem Leser sofort aus. Vor allem bei langjährigen Mitarbeitern zeigt dies dass das Zeugnis als unwichtig erachtet wurde und keine Wertschätzung stattfand.

Selbstverständlichkeit: Hier wird einer Selbstverständlichkeit überproportional viel Platz eingeräumt. So sind IT-Kenntnisse bei einem Programmierer eigentlich als selbstverständlich anzusehen. Werden diese aber übermässig in den Fokus gerückt und andere Kenntnisse oder Eigenschaften übergangen, kann dies auf eine nicht erfolgreiche Arbeit hinweisen.

Schlussformel: Auch hier kann zwischen den Zeilen gelesen werden. Wenn einem Mitarbeiter ‘zukünftig viel Erfolg’ gewünscht wird, so zeigt dies eine ungenügende Leistung.

Fazit

Alle diese Punkte zeigen, dass ein Arbeitszeugnis nicht einfach ein Stück Papier ist, das man einem Bewerbungsschreiben beilegt. Der Leser eines Arbeitszeugnisses kann sehr viel mehr darin erkennen als man gemeinhin annimmt. Und dies kann leider dazu führen, dass ein geeigneter Bewerber nicht berücksichtigt wird, weil das Zeugnis nicht korrekt abgefasst oder keine klare Aussage gemacht wurde. Da Personalverantwortliche sehr schnell entscheiden ob sie ein Zeugnis überhaupt komplett durchlesen, ist es umso wichtiger, dass ein Zeugnis korrekt abgefasst ist. Bei Unklarheiten oder dem Verdacht auf Kodierungen sollte daher immer eine Fachperson zur Beurteilung beigezogen werden.

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