Kodierungen und Geheimcodes im Arbeitszeugnis. Auf was müssen Sie achten!

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Was sind eigentlich Codierungen in einem Arbeitszeugnis? Codieren bedeutet, dass man negative Qualifikationen versucht positiv zu formuliert. Zwar sind sich Arbeitsrechtsspezialisten einig, dass diese Codierungen verboten sind, weil sie damit gegen den Grundsatz der Klarheit im Zeugnis verstossen. Wenn nun in einem Arbeitszeugnis trotzdem Codierungen auftauchen, dann liegt es teilweise an der Unwissenheit der Arbeitgeber oder auch an ihrer Bequemlichkeit, da alte Vorlage übernommen werden. Auch wenn ein Unternehmen im Zeugnis schreibt, dass die Firma «auf Kodierungen verzichtet», heisst das nicht auch automatisch, dass keine solchen vorhanden sind. Laut OR Art. 330a besteht der gesetzliche Auftrag, die Leistung und das Verhalten eines Arbeitnehmers in einem Arbeitszeugnis zu beschreiben.

Von Daniele Bardaro, Experte für Arbeitszeugnisse I Lesezeit 4 Minuten

Grundsätze eines Arbeitszeugnisses

Im Gesetz sind die Grundsätze wie ein Zeugnis verfasst und formuliert werden muss, klar definiert und beschrieben. Davon stellen wir die wichtigsten Grundsätze vor.

Der Grundsatz des Wohlwollens

Ein Zeugnis darf das wirtschaftliche und berufliche Fortkommen eines Arbeitnehmers nicht erschweren oder verhindern. Daher gelten in Arbeits- und Zwischenzeugnis der Grundsatz des Wohlwollens. Negative Leistungs- oder Verhaltensbeurteilungen dürfen nur bei schwerwiegenden Vorkommnissen und Wiederholungen in ein Zeugnis abgefasst werden.

Der Grundsatz der Wahrheit

Jedes Arbeitszeugnis muss inhaltlich korrekt abgefasst werden. Die darin abgefassten Beurteilungen müssen objektiv sein und für jeden Leser überprüfbar und feststellbar sein. Vorkommnisse, welche die Arbeit massiv beeinträchtigt haben, müssen in einem Arbeitszeugnis beschrieben werden.

Der Grundsatz der Transparenz und Klarheit

Ein Arbeits- oder Zwischenzeugnis muss für jedermann allgemein klar, verständlich und transparent sein. Zweideutige Formulierungen und intransparente Beurteilungen sind nicht erlaubt und gehören in die Kategorie der Codierungen und Geheimcodes.

Der Grundsatz der Vollständigkeit

Auch darf in einem Arbeits- oder Zwischenzeugnis nichts fehlen. Das offensichtliche «nicht beurteilen» von Leistung oder Verhalten kann auch als qualifiziertes Schweigen wahrgenommen und verstanden werden. Dann muss der Leser davon ausgehen, dass der Arbeitgeber mit der Leistung und dem Verhalten nicht zufrieden war.

Wie die oben beschriebenen Punkte in der Praxis umgesetzt wird, ist unterschiedlich. Auch darf ein Arbeitszeugnis keine Stolperfallen enthalten. Nachfolgend geben wir Ihnen einige Hinweise darüber, wie ein Arbeitszeugnis aussehen kann oder sollte.

Wie ist eine Codierungen im Arbeitszeugnis?

Früher waren Codierungen noch gang und gäbe, auch weil die Arbeitgeber nicht immer sicher waren, wie sie ungenügende Leistungen korrekt formulieren sollen. Wenn nun zum Beispiel in einem Zeugnis ein Satz wie «hat die zugeteilten Arbeiten zu unserer Zufriedenheit ausgeführt», bedeutete dies im Klartext, dass der Arbeitnehmer das Minimum verrichtete und nur genau das machte, was man ihm oder ihr sagte. Oder wird in einem Zeugnis folgender Satz erwähnt: «Herr Müller arbeitete stets einwandfrei, setzte Prioritäten und erachtete Termine einzuhalten als eine Herausforderung». Diese Formulierung ist ein klarer Hinweis auf seine Termintreue, die Herr Müller nicht eingehalten hat und somit wieder der Satz codiert, um es wohlwollend zu verfassen.

Wie die Codierungen im Arbeitszeugnis vorbeugen?

Solch eine Formulierung kann einen Arbeitnehmer wesentlich bei der Stellensuche einschränken und in Erklärungsnot bringen. Vermehrt gehen Firmen gegen solche Formulierungen vor und schreiben ihre Arbeitszeugnisse um. Die Erklärung «Unser Unternehmen bekennt sich zu uncodierten Formulierungen» sollte trotzdem mit grosser Vorsicht genossen werden. Denn der Teufel steckt bekannterweise im Detail und die Erfahrung hat gezeigt, dass viele Firmen auch ohne böse Absichten immer noch Zeugnisse codiert abfassen, auch wenn Sie der Meinung sind, uncodiert zu schreiben. Daher empfiehlt es sich, bei Unsicherheiten Ihr Arbeits- oder Zwischenzeugnis professionell prüfen zu lassen.

Was sind Beispiele von kodierten Arbeitszeugnissen?

Absolut alarmiert sollte man sein, wenn im Zeugnis eine Formulierung steht wie «er bemühte sich die Arbeiten…» oder «sie gab bei der Ausübung der Aufgaben stets ihr Bestes.». Denn diese besagt ganz klar, dass die Leistung unterdurchschnittlich war. Solch eine Formulierung sollte unbedingt vermieden werden. Denn hier wird nicht das Resultat der Arbeit bewertet, sondern nur der Wille zur Arbeit. Eine weitere Codierung stellt dieser Satz dar: «Herr Müller war bei der Entscheidungsfindung zurückhaltend und nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten konnte er die Folgen und Handlungen richtig abschätzten.» Ein solcher Satz zielt auf eine Unselbstständigkeit und keine Abschätzung der Handlungen bei der Ausübung seiner Aufgaben.

Vermerke im Arbeitszeugnis

Zu den unzulässigen Formulierungen gehören insbesondere Vermerke, die über eine Beurteilung der reinen Arbeitsleistung hinausgehen. Dazu gehören zum Beispiel folgende Anmerkungen:

  • Ereignisse, die nur einmal stattfanden und keine schwerwiegenden Folgen hatten, dürfen nicht aufgeführt werden
  • Sämtliche Angaben von privaten Details, wie Bsp. Parteienzugehörigkeit, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft, Angaben zum Zivilstand oder sexueller Ausrichtung sind komplett untersagt
  • Ebenso sind Angaben über eventuelle Behinderungen nicht statthaft
  • Nebenbeschäftigungen werden in einem Zeugnis nicht aufgeführt, auch wenn eine Bewilligung seitens des Arbeitgebers dazu vorlag
  • Gesundheitliche Angaben wie Krankheiten oder Absenzen sowie Angaben über Schwangerschaft ist in einem Zeugnis nicht zulässig
  • Straftaten dürfen nur genannt werden, wenn sie im Kontext des Arbeitsverhältnisses stehen (wie Bsp. Diebstahl im Unternehmen)
  • Auch darf nicht genannt werden, wie der Arbeitnehmer angestellt wurde (Zuweisung von der Arbeitslosenkasse)
  • Das Gehalt oder sonstige Zuwendungen innerhalb des Arbeitsverhältnisses dürfen in einem Zeugnis nicht erfasst werden
  • Ein Wettbewerbsverbot hat in einem Arbeitszeugnis nichts verloren
  • Abmahnungen werden nicht im Arbeitszeugnis aufgeführt, können aber einen Einfluss auf die Leistungsbeurteilung haben.

Diese Aufzählung ist nicht abschliessend, umfasst aber die wichtigsten und am häufigsten genannten Punkte. Sollten Sie bei einer Formulierung in ihrem Arbeitszeugnis unsicher sein, können Sie sich uns wenden. Wir beraten Sie gerne und überprüfen Ihr Arbeits- oder Zwischenzeugnis anhand der formalen und inhaltlichen Kriterien.

Darf eine Krankheit in einem Arbeitszeugnis erwähnt werden?

Ab wann soll man oder muss in einem Arbeitszeugnis eine Krankheit erwähnt werden? Zu diesem Thema gibt es einen Bundesgerichtsbeschluss (BGE 136 III 510) der wie folgt lautet: Eine Krankheit ist nur dann zu erwähnen, wenn Sie einen erheblichen Einfluss auf die Leistung oder Verhalten des Arbeitnehmers oder die Eignung zur Erfüllung der bisherigen Aufgaben infrage stellt und damit einen sachlichen Grund für die Auflösung des Arbeitsverhältnisses bildet. Nicht zu erwähnen sind Krankheiten, welche als geheilt gelten und die Leistung und das Verhalten nicht beeinträchtigt haben. Krankheiten dürfen nicht kodiert oder in Geheimcodes verpackt werden. Sollte der Arbeitnehmer während der Anstellung krank gewesen sein, muss das klar, transparent und wohlwollend formuliert werden. Die Art der Krankheit darf Datenschutzrechtlich nicht im Zeugnis notiert werden. War der Arbeitnehmer jedoch während seiner 10-jährigen Anstellung 6 Monate krank, darf auch dieser Umstand nicht im Arbeitszeugnis erwähnt werden. Da gilt das Gesetz der Verhältnismässigkeit. Gerne beraten wir Ihnen zu diesem Thema und geben Ihnen dazu wertvolle Inputs.

Was sind negative Bewertungen in einem Zeugnis?

Je länger jemand in einer Unternehmung gearbeitet hat, umso einfacher wird es sein, auf zweideutige Formulierungen zu verzichten. Aus dem einfachen Grund, dass man den Mitarbeiter schon länger und vermutlich auch besser kennt.

Beispiele von negativen Formulierungen in Zeugnissen

Trotzdem: Die Formulierungen müssen klar sein und der Wahrheit entsprechen. Positive Bewertungen, die tatsächlich aber negativ sind, dürfen nicht verwendet werden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • «Wir waren im Grossen und Ganzen zufrieden.»
  • «Die Arbeit erfolgte zu unserer Zufriedenheit.»
  • «Leistete seine Arbeit stets zu unserer Zufriedenheit.»
  • «Hatte ein korrektes Verhalten.»

Dies sind Angaben, welche sich zwar zunächst positiv anhören, tatsächlich aber auf ungenügende Leistung und Verhalten hinweisen. Dies entspricht nicht der geforderten Transparenz.

Es gibt aber auch negative Bewertungen, die bewusst verschleiert werden und positiv erscheinen. Diese sind zwar im Gegensatz zu den vorhergehenden positiven Bewertungen sogar teilweise erlaubt, führen aber nicht zur gewünschten Transparenz.

Codierungen werden meist angewendet, um eine mitnichten unsichtbare Notenskala zu benützen. Als Beispiele dazu gelten:

Er/sie erledigte die Aufgaben….

  • …stets zur vollsten Zufriedenheit. = Note 6
  • …zur vollsten/stets zur vollen Zufriedenheit. = Note 5
  • …zur vollen Zufriedenheit. = Note 4
  • …zur Zufriedenheit. = Note 3
  • …im Grossen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit. = Note 2
  • …stets bemüht. = Note 1

Was sind negative Beurteilungen im Zeugnis?

Leider tappen Firmen immer wieder in die Falle, solche Floskeln und Ausdrücke zu verwenden. Die lassen aber Raum für Spekulationen und Interpretationen.

Weitere Beispiele für Codierungen sind:

  • «Herr Müller erledigte seine Arbeit mit Fleiss und Interesse.»
  • «Er erledigte Aufgaben stets pflichtbewusst und ordnungsgemäss.»
  • «Er zeigte umfassendes Einfühlungsvermögen für die Belange der Gesellschaft.»
  • «Frau Meier war stets mit Interesse bei der Sache.»
  • «Wir lernten ihn als umgänglichen Mitarbeiter kennen.»
  • «Herr Müller widmete sich seinen Aufgaben mit Begeisterung.»

Alle diese Sätze hören sich erstmals gar nicht so schlecht an, aber die tragen alle eine geheime Botschaft: Der Mitarbeitende war ungeeignet, faul oder fiel unangenehm auf. Aber wie umschreibt man nun die Leistungen, ohne diese Formulierungen zu benützen? Hier hilft zum Beispiel die sogenannte Brückentechnik.

Die Brückentechnik

Dabei werden zuerst die positiven Aspekte erwähnt. Diese sollten der Wahrheit entsprechen und klar und eindeutig formuliert sein, um falsche Interpretationen zu verhindern. Im Anschluss können dann negative Punkte aufgeführt werden, welche mit relativierenden Formulierungen abgeschwächt werden. Dabei ist wichtig, dass eine Lösung für die vielleicht ungenügende, jedoch nur zurzeit bestehende Leistung eingebunden wird. Dies als «Brücke», um in Zukunft es besser zu machen und sich weiterzuentwickeln.

In der Praxis sieht das dann wie folgt aus:

  • «Frau Meier widmete sich den Aufgaben in ihrem Bereich mit Begeisterung.»

Dies entspricht einer Codierung und ist als ungenügende Leistung zu verstehen.

Besser wäre in diesem Fall eine klare Aussage:

  • «Frau Meier konnte dank ihrer Erfahrung die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung jeweils erfolgreich unterstützen. Ihre Erfahrungen im Bereich Lagerbuchhaltung sind noch nicht auf dem neusten Stand, dessen ist sich Frau Meier jedoch bewusst und strebt in diesem Bereich eine Weiterbildung an.»

Damit wird dem Grundsatz der Wahrheit entsprochen, jedoch wird gleichzeitig mit dem Hinweis auf eine Weiterbildung die Einschränkung relativiert.

Verschlüsselungstechniken

Ein weiterer, wichtiger Punkt ist es auf sogenannte Verschlüsselungstechniken zu achten. Die Arbeitgeber sind hier in einem Dilemma: Gemäss der Pflicht zur Wahrheit und des Wohlwollens sind Autoren von Zeugnissen unsicher, wie sie negative Aspekte formulieren sollen. Dann behelfen sie sich der Verschlüsselungstechniken. Diese können aber bei der weiteren Stellensuche zu einem grossen Hindernis werden und beim Leser des Zeugnisses zu Mutmassungen führen.

Die wichtigsten Verschlüsselungstechniken

Leerstellen

Hier werden statt negativen gar keine Aussagen gemacht. Wenn Bsp. keine Angaben zum Verhalten gemacht werden, deutet dies auf Probleme mit dem Vorgesetzten oder Kollegen hin. Leerstellen können auch als qualifiziertes Schweigen betrachtet werden.

Reihenfolge

Dabei werden unwichtige vor wichtige Aufgaben gestellt. Dies kann darauf hindeuten, dass die Hauptaufgaben nicht gut ausgeführt wurden.

Widerspruch

Ein Zeugnis muss immer schlüssig sein und die Aussagen müssen zueinanderpassen. Wenn ein Mitarbeiter lediglich durchschnittliche Arbeit geleistet hat, aber bei der Schlussformel übersteigert gelobt wird, zeigt dies einen Widerspruch an.

Andeutungstechnik:

Hierbei werden mit mehrdeutigen Formulierungen negative Eindrücke erzeugt. Diese nennt man auch Negationsmethode.

  • «Er erzielte nicht unbedeutende Abschlüsse»

heisst übersetzt nicht anders, als dass dem Mitarbeiter die Initiative oder der Eigenantrieb fehlte. Auch die Negierung

  • «Er war nicht unfreundlich.»

zeigt eine starke Einschränkung.

Einschränkungstechnik

Die Einschränkungstechnik wird benutzt, um positive Eigenschaften des Mitarbeiters abzuschwächen.

  • «Herr Müller war auf Fachmessen involviert und galt dort als Profi.»

Intern war man aber offensichtlich anderer Meinung.

Knappheit

Ein vollständiges Zeugnis, welches sehr kurz ausfällt, fällt dem Leser sofort aus. Vor allem bei langjährigen Mitarbeitern zeigt dies dass das Zeugnis als unwichtig erachtet wurde und keine Wertschätzung stattfand.

Selbstverständlichkeit

Hier wird einer Selbstverständlichkeit überproportional viel Platz eingeräumt. So sind IT-Kenntnisse bei einem Programmierer eigentlich als selbstverständlich anzusehen. Werden diese aber übermässig in den Fokus gerückt und andere Kenntnisse oder Eigenschaften übergangen, kann dies auf eine nicht erfolgreiche Arbeit hinweisen.

Schlussformel

Auch hier kann zwischen den Zeilen gelesen werden. Wenn einem Mitarbeiter ‘zukünftig viel Erfolg’ gewünscht wird, so zeigt dies eine ungenügende Leistung.

Fazit zu Codierungen im Zeugnis

Alle diese Punkte zeigen, dass ein Arbeitszeugnis nicht einfach ein Stück Papier ist, das man einem Bewerbungsschreiben beilegt. Der Leser eines Arbeitszeugnisses kann sehr viel mehr darin erkennen als man gemeinhin annimmt. Und dies kann leider dazu führen, dass ein geeigneter Bewerber nicht berücksichtigt wird, weil das Zeugnis nicht korrekt abgefasst oder keine klare Aussage gemacht wurde. Da Personalverantwortliche sehr schnell entscheiden ob sie ein Zeugnis überhaupt komplett durchlesen, ist es umso wichtiger, dass ein Zeugnis korrekt abgefasst ist. Bei Unklarheiten oder dem Verdacht auf Kodierungen sollte daher immer eine Fachperson zur Beurteilung beigezogen werden.

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